Wer den Monatsabschluss mit KI automatisieren will, stellt sich oft einen Knopf vor, nach dem am dritten Werktag alles erledigt ist. Diesen Knopf gibt es nicht, und Sie sollten ihn auch nicht wollen. Was es gibt, ist ein Agent, der die Vorbereitung übernimmt. Er zieht Daten, gleicht ab, schreibt Buchungsvorschläge und fasst bei säumigen Kollegen nach. Gebucht und freigegeben wird weiter von Menschen.
Diese Trennung macht das Ganze erst brauchbar. Ein Agent, der vorbereitet, darf sich irren, weil danach jemand hinschaut. Ein Agent, der selbst bucht, darf das nicht, und dieses Versprechen kann heute niemand ehrlich abgeben.
Ich gehe den Abschluss in der Reihenfolge durch, in der er in vielen Buchhaltungen abläuft, egal ob sie im Haus sitzen oder teilweise beim Steuerberater.
Bankabstimmung
Der Agent holt die Kontoauszüge, etwa als camt.053-Datei, und ordnet jede Umsatzzeile einem offenen Posten zu. Er bucht nicht. Er legt eine Liste vor, getrennt nach sicheren Zuordnungen mit Beleg, unsicheren mit Begründung und Zeilen, für die er nichts gefunden hat. Die Buchhaltung prüft die unsicheren Fälle und gibt den Stapel frei. Erst dann wird gebucht.
Bei den meisten Zeilen ist das so einfach, wie es klingt. Der Rest besteht aus fast gleichen Beträgen, Teilzahlungen mit Skontoabzug, Rundungsdifferenzen bei Fremdwährung und Sammelüberweisungen für sechs Rechnungen. Welche Muster dort zuverlässig schiefgehen, habe ich in einem eigenen Text über die typischen Fehlerbilder beim automatischen Abgleich aufgeschrieben.
Eingangsrechnungen prüfen und zuordnen
Rechnung lesen, Bestellung und Wareneingang suchen, Menge und Preis vergleichen, Kontierung vorschlagen. Das ist Fleißarbeit nach Regeln, und dafür taugt ein Agent. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, und strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD nehmen ihm das fehleranfällige Auslesen von PDFs ab. Passt alles innerhalb der Toleranz, legt er die Rechnung zur Freigabe vor. Passt etwas nicht, geht sie mit der konkreten Abweichung an den Einkauf.
Die Zahlungsfreigabe bleibt bei einem Menschen. Ebenso jede Änderung an Stammdaten, vor allem an Bankverbindungen, denn genau dort setzt Rechnungsbetrug an. Solche Grenzen gehören in den Code der Schnittstelle, wo das Modell sie nicht umgehen kann, und nicht in seine Anweisungen. Warum eine Anweisung dafür nicht reicht, steht in meinem Text über feste Schreibsperren für Agenten.
Kontenabstimmung und Verrechnungskonten
Am Monatsende muss jedes Bilanzkonto erklärbar sein. Nebenbücher stimmen mit dem Hauptbuch überein, Verrechnungs- und Durchlaufkonten stehen auf null. Der Agent zieht die Salden, vergleicht sie und schreibt zu jeder Differenz, woher sie kommt. Bei mehreren Gesellschaften gleicht er die konzerninternen Verrechnungen beider Seiten ab und zeigt, welche Buchung auf welcher Seite fehlt oder mit dem falschen Kurs gebucht wurde.
Den Korrekturvorschlag formuliert er gleich mit. Gebucht und abgezeichnet wird er von der Person, die das Konto verantwortet. Ein Agent, der seine eigene Kontenabstimmung als geprüft markiert, hebelt genau die Funktionstrennung aus, die Ihr internes Kontrollsystem vorsieht.
Abgrenzungen
Hier mischen sich Rechnen und Urteilen, und der Agent übernimmt nur das Rechnen. Er findet Wareneingänge ohne Rechnung und wiederkehrende Kosten, deren Rechnung regelmäßig erst im Folgemonat eintrifft. Außerdem hat er die Abgrenzungen des Vormonats im Blick, die aufzulösen sind. Zu jeder Position schlägt er einen Betrag vor und zeigt, woraus er ihn abgeleitet hat.
Ob ein strittiger Auftrag eine Rückstellung braucht, entscheidet er nicht. Wie hoch die Tantieme ausfällt, auch nicht. Für solche Einschätzungen steht jemand mit Namen gerade.
Abweichungsanalyse
Für das Monatsreporting will die Geschäftsführung wissen, warum die Reisekosten über Plan liegen. Die Antwort steckt in vierzig Einzelbuchungen. Der Agent fasst sie zusammen und schreibt einen ersten Kommentar.
Das Controlling liest ihn, ergänzt, was in keiner Buchung steht, etwa dass die Messe vom November in den Oktober gerutscht ist, und verantwortet den Text. Geht ein Agentenkommentar ungelesen in den Monatsbericht, steht dort irgendwann eine falsche Begründung, und die wird dann drei Monate lang in jeder Runde wiederholt.
Die Abschluss-Checkliste
Der Agent hält die Checkliste aktuell. Er sieht, welche Abstimmungen fertig sind und welche Belege fehlen, und erinnert die Zuständigen, bevor die Frist verstreicht. Er trägt sich dabei nur als Ersteller ein, nie als Prüfer. In der Prüferspalte steht bei jeder Position, die er vorbereitet hat, ein Mensch.
GoBD und Vier-Augen-Prinzip
Für die Betriebsprüfung ist ein Agent im Abschluss Teil Ihres DV-gestützten Buchführungssystems wie jede andere Software. Die GoBD verlangen, dass Buchungen nachvollziehbar und nachprüfbar sind und dass das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Für einen Agenten heißt das konkret, dass jeder Vorschlag mit seinen Quellen protokolliert wird und jede Freigabe mit Person und Zeitpunkt. Die Regeln, nach denen er arbeitet, stehen versioniert in der Dokumentation.
Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Korrekturen, die der Agent vorschlägt, laufen deshalb als Storno und neue Buchung, nie als Überschreiben.
Für den Monatsabschluss schreibt kein Gesetz allgemein ein Vier-Augen-Prinzip vor, aber fast jedes interne Kontrollsystem kennt es. Ein Agent ändert daran nichts. Er ersetzt die vorbereitende Arbeit, und ein Mensch prüft weiter. Wo Ihr Kontrollsystem zwei Menschen verlangt, etwa bei Zahlungen über einer Betragsgrenze, bleiben es zwei Menschen. Der Agent zählt nicht als eines der Augenpaare.
Anfangen mit einem Schritt im Schattenbetrieb
Nehmen Sie sich einen einzelnen Schritt vor statt des ganzen Abschlusses. Meist ist das die Bankabstimmung für ein Konto, weil sich das Ergebnis Zeile für Zeile prüfen lässt.
Im Schattenbetrieb macht der Agent die ganze Arbeit mit echten Daten und reinen Leserechten, während Ihr Team wie gewohnt abstimmt. Danach vergleichen Sie. Legen Sie vorher fest, welche Zuordnungen und welche Ausnahmeliste Sie akzeptieren würden, sonst wird die Auswertung zur Geschmacksfrage. Fahren Sie zwei Abschlüsse so. Der erste Monat hat immer eine Besonderheit, und Sie wollen den Agenten auch in einem gewöhnlichen Monat sehen.
Parallel planen Sie die Prüfseite. Alles, worüber der Agent unsicher ist, landet bei einer Person. Ist diese Liste am zweiten Werktag länger, als die Person schafft, wird der Abschluss langsamer. Erst wenn der erste Schritt im Betrieb stabil läuft und Sie weiter Stichproben ziehen, kommt der zweite dran.
Mit Ihrer Checkliste in den Scoping-Call
Bringen Sie die Abschluss-Checkliste mit, die Sie wirklich benutzen, mit Kürzelspalte und allem. In dreißig Minuten gehen wir sie im Scoping-Call mit Ihnen durch, markieren, welche Schritte ein Agent vorbereiten kann und welche bei Ihrem Team bleiben, und sagen Ihnen, was der Bau des ersten Agenten kosten würde. Auch dann, wenn die Antwort lautet, dass sich davon noch nichts lohnt.