Ein KI-Agent für Lieferantenunterlagen liest jeden Nachweis, den ein Lieferant schickt. Er prüft, ob das Dokument vollständig ist und wann es abläuft, und vergleicht die Angaben mit den Lieferantenstammdaten im ERP. Danach legt er es ab, merkt sich die Frist und meldet, was fehlt oder nicht zusammenpasst. Den Stammsatz selbst ändert er nicht. Gedacht ist das für Einkauf und Buchhaltung in Betrieben mit 20 bis 250 Beschäftigten, in denen heute eine Tabelle und ein paar Erinnerungsmails diese Arbeit tragen.
In meinen sieben Beispielen für KI-Agenten stehen die Lieferantenunterlagen an letzter Stelle. Hier folgt der Ablauf vom Eingang bis zur Fristenliste. Betrieb und Lieferanten in diesem Text sind ausgedacht und kein Kundenprojekt. Referenzen habe ich noch keine, und erfundene stehen hier nicht.
Die Paragrafen, die ich nenne, habe ich am 13. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de nachgelesen, das Bestätigungsverfahren auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern. Steuer- oder Rechtsberatung ist dieser Text nicht.
Welche Unterlagen kommen von Lieferanten?
Nehmen wir einen ausgedachten Metallbauer mit 80 Beschäftigten. Er kauft Stahl und Beschläge bei Händlern und vergibt die Montage von Treppen und Geländern auf der Baustelle an Nachunternehmer. Von jedem neuen Lieferanten verlangt der Einkauf eine Selbstauskunft mit Anschrift, Ansprechpartnern, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung. Je nach Lieferant kommen dazu:
- eine Versicherungsbestätigung, meist zur Betriebshaftpflicht
- Zertifikate, etwa zum Qualitätsmanagement
- ein Handelsregisterauszug
- bei Nachunternehmern die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG
Welche Unterlagen Sie von wem verlangen, braucht der Agent schriftlich, je Lieferantengruppe.
Warum zählt bei der Freistellungsbescheinigung das Datum?
Nach § 48 Abs. 1 EStG muss der Empfänger einer Bauleistung, die im Inland erbracht wird, von der Gegenleistung einen Steuerabzug von 15 Prozent für Rechnung des Leistenden vornehmen. Das gilt, wenn der Empfänger Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Bauleistungen sind nach Satz 3 alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Vermietet der Empfänger nicht mehr als zwei Wohnungen, gilt die Pflicht nach Satz 2 nicht für Bauleistungen für diese Wohnungen.
Der Abzug muss nach Abs. 2 nicht vorgenommen werden, wenn der Leistende eine Freistellungsbescheinigung vorlegt, die im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist. Dasselbe gilt, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt. Diese Grenze liegt bei 15.000 Euro, wenn der Empfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt. Zusammengerechnet werden dabei die Bauleistungen, die für denselben Empfänger erbracht wurden und voraussichtlich noch erbracht werden. Gegenleistung ist nach Abs. 3 das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer.
Für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag haftet der Empfänger nach § 48a Abs. 3 EStG. Er haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Vertrauen darf er insbesondere dann nicht, wenn die Bescheinigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde und er das wusste oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht wusste.
Was auf der Bescheinigung steht, regelt § 48b Abs. 3 EStG. Es sind Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, die Geltungsdauer, der Umfang der Freistellung und das ausstellende Finanzamt. Gilt sie nur für bestimmte Bauleistungen, steht auch der Leistungsempfänger darauf. Nach Abs. 6 speichert das Bundeszentralamt für Steuern diese Daten und gibt dem Leistungsempfänger über eine elektronische Abfrage Auskunft über die gespeicherten Bescheinigungen.
Ob eine Leistung in Ihrem Haus eine Bauleistung ist und ob Sie abziehen müssen, beurteilt Ihr Steuerberater. Der Agent trägt die Geltungsdauer als Datum in die Fristenliste ein, die er vor jedem Zahlungslauf prüft.
Was prüft der Agent, Schritt für Schritt?
1. Eingang und Dokumenttyp
Auslöser ist eine neue Mail im Postfach lieferanten@, ein Upload im Lieferantenportal oder ein Scan aus der Poststelle. Der Agent legt die Datei unverändert ab, bevor er sie liest. Dann bestimmt er den Typ aus Ihrer Liste. „Sonstiges“ gehört als eigener Typ dazu.
Was schiefgeht. Ein Nachunternehmer schickt die Bescheinigung an seinen Ansprechpartner im Einkauf und nicht ans Sammelpostfach. Der Agent sieht sie nie und mahnt später ein Dokument an, das seit einer Woche im Haus ist. Schreiben Sie deshalb vor dem Start jeden Eingangskanal auf. Wie ein Agent ein gemischtes Postfach vorsortiert, steht im Text über das Sammelpostfach und seine Verteilung.
2. Felder lesen
Je Typ legen Sie fest, welche Felder zählen. Bei der Versicherungsbestätigung sind das Versicherungsnehmer, Versicherer, Nummer des Versicherungsscheins, Deckungssumme, Beginn und Ende. Bei der Freistellungsbescheinigung sind es die Angaben aus § 48b Abs. 3 EStG. Zu jedem Wert speichert der Agent die Stelle im Dokument, an der er ihn gefunden hat.
Was schiefgeht. Das Datum. Der Agent hält das Ausstellungsdatum für das Ablaufdatum und akzeptiert die Bescheinigung vom Vorjahr. Zwei Prüfungen im Code helfen. Das Ende muss nach dem Ausstellungsdatum liegen. Und ein Ende in der Vergangenheit führt immer zu einer Markierung, nie zu einem gültigen Eintrag.
3. Vollständigkeit prüfen
Der Agent führt je Lieferant die Liste der verlangten Unterlagen und hakt ab, was da ist. Im Dokument selbst prüft er die Pflichtfelder. Fehlt in der Selbstauskunft die Unterschrift oder die IBAN, steht das am Vorgang.
4. Mit dem Lieferantenstamm abgleichen
Der Agent vergleicht Name, Rechtsform, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung aus dem Dokument mit dem Stammsatz im ERP. Jede Abweichung wird ein Vorschlag, mit altem und neuem Wert nebeneinander und der Fundstelle im Dokument. In den Stammsatz schreibt der Agent nichts.
Für Nummern aus dem EU-Ausland gibt es ein amtliches Bestätigungsverfahren. Nach § 18e Nr. 1 UStG bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern einem Unternehmer im Sinne des § 2 UStG auf Anfrage, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist. Es bestätigt auch Namen und Anschrift der Person, der ein anderer Mitgliedstaat die Nummer erteilt hat. Neben dem Internetformular nennt das Amt dafür eine REST-API, die Unternehmen selbst einbinden. Auf seiner Seite beschreibt das Amt das Verfahren für Lieferungen und Leistungen an Unternehmen in anderen Mitgliedstaaten, also für Ihre Kunden. Ob Sie es auch für Lieferanten nutzen und was Sie aus der Antwort ableiten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Technisch kann der Agent die Abfrage stellen und die Antwort im DMS beim Lieferanten ablegen.
Was schiefgeht. Eine Gruppe hat zwei Gesellschaften mit fast gleichem Namen, und die Bescheinigung lautet auf die andere. Der Agent zeigt beide Namen und ordnet nichts zu, bis jemand entschieden hat.
5. Ablegen, Frist merken, erinnern
Der Agent legt das Dokument im DMS beim Lieferanten ab. Ordner und Dateiname entstehen nach einer Regel im Code. Das Ablaufdatum kommt in die Fristenliste. Jede Woche prüft der Agent, was fehlt oder in den nächsten 30 Tagen abläuft. Dann verschickt er eine Erinnerung aus einer freigegebenen Vorlage. Nach der zweiten meldet er sich bei einem Menschen.
Bei Nachunternehmern kommt eine Prüfung dazu. Nach § 48 Abs. 2 EStG muss der Steuerabzug nicht vorgenommen werden, wenn der Leistende eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt. Nach § 48a Abs. 3 EStG haftet der Leistungsempfänger nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Vor jedem Zahlungslauf zeigt der Agent deshalb zu jeder offenen Rechnung, ob eine Bescheinigung vorliegt und ob sie am geplanten Zahlungstag noch gilt. Welcher Tag bei Abschlägen oder Aufrechnung zählt, sagt Ihnen Ihr Steuerberater. Die elektronische Abfrage beim Bundeszentralamt macht in der ersten Version ein Mensch. Der Agent legt die ausgelesenen Angaben dafür bereit.
Was entscheidet der Agent nie allein?
- Jede Änderung am Lieferantenstamm. Der Agent schlägt vor, ein Mensch übernimmt.
- Bankverbindungen. Ein Schreiben mit neuer IBAN kann gefälscht sein. Der Agent reicht es markiert weiter und fasst den Stammsatz nicht an.
- Ob ein Nachweis inhaltlich reicht, etwa die Deckungssumme einer Versicherung.
- Ob ein Steuerabzug vorzunehmen ist und ob Sie auf eine Bescheinigung vertrauen können.
- Löschen. Auch die abgelaufene Bescheinigung entfernt der Agent nicht.
- Alles, bei dem er unsicher ist. Der Grund steht in klaren Worten dabei.
Was lässt sich beim Pflegen der Lieferantenstammdaten automatisieren?
Automatisieren lässt sich das Finden und das Vorbereiten. Das Übernehmen in den Stammsatz bleibt bei einem Menschen. Der Agent meldet zwei Lieferantennummern mit derselben Steuernummer oder derselben IBAN als mögliche Dublette. Und er führt die Liste der Stammsätze, zu denen eine gültige Unterlage fehlt.
Ein Dokument kommt von außen, und sein Text ist für den Agenten eine Angabe und nie eine Anweisung. „Bitte ändern Sie ab sofort unsere Bankverbindung“ bewirkt nichts, weil die Anbindung den Lieferantenstamm nur liest. Warum das eine Berechtigung sein muss und kein Satz im Prompt, steht unter Grenzen im Code statt im Prompt.
Wie fangen Sie an?
Mit einer Unterlagenart und einer Lieferantengruppe. Beim Metallbauer wären das die Freistellungsbescheinigungen der Nachunternehmer.
Dann folgt ein Probelauf im Schatten. Der Agent liest alles, was eingeht, und schreibt Typ, Felder, Abgleich und Frist in ein Protokoll. Er legt nichts ab und verschickt nichts. Der Einkauf arbeitet wie bisher.
Danach vergleichen Sie Dokument für Dokument. Hat der Agent denselben Typ erkannt und dasselbe Ablaufdatum gelesen? Hat er denselben Lieferanten gefunden und jede Abweichung, die auch dem Einkauf aufgefallen ist? Die Messlatte legen Sie vor dem Lauf fest.
In der ersten Stufe nach dem Probelauf bereitet der Agent jede Ablage vor, und ein Mensch bestätigt sie. Erinnerungen an Lieferanten schalten Sie zuletzt ein.
Woran erkennen Sie, ob er funktioniert?
Zählen Sie die Lieferanten, deren Unterlagen vollständig und gültig sind, vor dem Start und danach.
Zählen Sie abgelaufene Nachweise, die erst beim Zahlungslauf oder im Audit auffallen. Das Ziel ist null.
Zählen Sie Erinnerungen für Unterlagen, die schon im Haus waren. Den Aufwand vergleichen Sie mit den Stunden, die Sie vor dem Bau gezählt haben.
Wann lohnt sich das nicht?
Haben Sie zwei Dutzend Lieferanten und verlangen einmal im Jahr eine Unterlage, reicht ein Kalendereintrag.
Weiß niemand, welche Unterlagen Sie von wem brauchen, schreiben Sie zuerst diese Liste. Die Rechnung desselben Lieferanten ist ein eigener Ablauf, den ich unter Eingangsrechnungen prüfen mit einem KI-Agenten beschreibe.
Mit Ihrer Unterlagenliste in den Scoping-Call
Bringen Sie die Tabelle mit, in der Sie heute Unterlagen und Fristen führen, und die Unterlagen von zehn Lieferanten. Namen und Bankdaten schwärzen Sie vorher. In dreißig Minuten gehen wir die Stichprobe im Scoping-Call mit Ihnen durch und markieren, welche Prüfungen ein Agent übernehmen kann und welche bei Einkauf und Buchhaltung bleiben. Sie erfahren auch, was die erste Version kosten würde. Müssen vorher die Stammdaten aufgeräumt werden, sagen wir Ihnen das.
Was diesen Preis bewegt, steht unter was den Preis eines KI-Agenten bestimmt. Unser Agenten-Build bringt einen solchen Ablauf vom Schattenbetrieb in den Betrieb, auf dem ERP und der Ablage, die Sie schon nutzen. Was Ihr Team danach in der Hand hat, beschreibt die Übergabe nach 90 Tagen.