In vielen Unternehmen mit 50 oder 150 Beschäftigten läuft der Rechnungseingang oft noch von Hand. Die Rechnung kommt per Mail, jemand druckt sie aus oder legt sie in einen Ordner, tippt Lieferant, Betrag und Kostenstelle ab, gibt sie zur Freigabe herum und schickt am Monatsende alles an die Steuerkanzlei. Seit Januar 2025 kommt dazu die E-Rechnung, und mit ihr ein Datensatz, den kein Mensch mehr bequem lesen kann.
In den Beispielen für KI-Agenten bekommt die Rechnungsprüfung einen kurzen Abschnitt. Hier geht es ausführlich um eine einzige Rechnung, von der Ankunft im Postfach bis zur fertigen Buchung. Ich beschreibe, was der Agent in jedem Schritt tut, was dabei typischerweise schiefgeht und was vorher bei Ihnen geklärt sein muss. Das ist eine Beschreibung des Aufbaus, kein Kundenprojekt. Referenzen habe ich noch keine, und erfundene stehen hier nicht.
Was sich seit 2025 geändert hat
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von inländischen Geschäftspartnern empfangen können. Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung, eine reine XML-Datei, oder ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.
Ein PDF, das per Mail kommt, ist seitdem keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Ganz verschwunden ist es trotzdem nicht. Beim Versand gelten Übergangsfristen. Papier und PDF dürfen Lieferanten noch bis Ende 2026 schicken, das PDF nur mit Ihrer Zustimmung. Lieferanten mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben ein Jahr länger Zeit, bis Ende 2027. Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ganz ausgenommen. Ihr Posteingang bleibt also noch eine Weile gemischt, und der Agent muss beides können.
Für den Agenten ist das eine gute Nachricht. Aus dem XML liest er Rechnungsnummer, Positionen und Steuerbeträge direkt, ohne raten zu müssen. Bei ZUGFeRD ist der strukturierte Teil maßgeblich, nicht das Bild daneben. Das ist eine Beschreibung der Rechtslage, wie ich sie verstehe, keine Rechtsberatung. Die Einzelfälle klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
Was vorher geklärt sein muss
Ein Agent arbeitet nach Ihren Regeln. Gibt es die nur im Kopf der Kollegin aus der Kreditorenbuchhaltung, hat er nichts, woran er sich halten kann. Vier Dinge sollten stehen, bevor jemand Code schreibt.
Saubere Kreditorenstammdaten. Ein Kreditor pro Lieferant, mit geprüfter IBAN, USt-IdNr. oder Steuernummer und Zahlungsbedingungen. Zwei Einträge für dieselbe Firma sind der häufigste Grund, warum eine Rechnung beim falschen Kreditor landet.
Freigaberegeln auf Papier. Wer gibt für welche Kostenstelle frei, bis zu welchem Betrag, wer vertritt im Urlaub. Wenn die ehrliche Antwort heute "kommt drauf an" lautet, schreiben Sie auf, worauf.
Ein Kontierungsleitfaden. Welche Ausgaben auf welches Sachkonto im SKR03 oder SKR04 gehen, welche Kostenstellen es gibt und wer bei Zweifeln entscheidet. Die Buchungen des letzten Jahres sind das beste Lernmaterial, sofern sie diesem Leitfaden folgen.
Klarheit, wer bucht. Bucht Ihre eigene Buchhaltung, oder macht das die Kanzlei in DATEV? Davon hängt ab, was am Ende des Ablaufs passiert, und das ist oft die Frage, die am spätesten gestellt wird.
Der Ablauf in sieben Schritten
1. Eingang
Der Agent überwacht das Rechnungspostfach und, wo Lieferanten das so handhaben, die Portale, aus denen Sie Rechnungen herunterladen. Jedes Dokument wird ein eigener Vorgang mit Quelle, Eingangszeit und Originaldatei. Ein PDF mit drei Rechnungen teilt er in drei Vorgänge. Lieferscheine und Auftragsbestätigungen, die an dieselbe Adresse gehen, sortiert er hier aus.
Was schiefgeht. Dubletten. Dieselbe Rechnung kommt per Mail und über das Portal, oder eine Mahnung bringt die Originalrechnung noch einmal mit. Deshalb prüft der Agent vor allem anderen Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Gleicher Lieferant und gleicher Betrag bei anderer Nummer geht an einen Menschen.
2. Auslesen und Pflichtangaben prüfen
Bei einer E-Rechnung liest der Agent das XML. Bei PDF und Papier zieht er Kopf, Positionen, Steuer und Bankverbindung aus dem Dokument. Danach prüft er die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, also etwa Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und Steuersatz, und rechnet nach, ob Positionen, Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen.
Was schiefgeht. Eine XRechnung ist für Menschen unlesbar. Wer sie prüfen soll, braucht eine lesbare Ansicht, und die erzeugt der Agent mit. Bei ZUGFeRD können PDF und XML voneinander abweichen. Der Agent nimmt das XML und meldet die Abweichung, statt still eine Fassung zu wählen. Bei PDF-Rechnungen ist der plausible Lesefehler der gefährliche. Aus einer 7 wird eine 1, und die Zahl sieht trotzdem ordentlich aus. Die Nachrechnung und der Abgleich mit den Stammdaten fangen das meiste davon ab.
3. Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
Bei bestellten Waren sucht der Agent Bestellung und Wareneingang im ERP und vergleicht Position für Position, ob Menge und Preis innerhalb Ihrer Toleranz liegen. Passt alles, geht die Rechnung weiter. Bei einer Abweichung bekommt der Einkauf die Rechnung mit der betroffenen Position und der Differenz.
Was schiefgeht. Teillieferungen werden voll berechnet. Eine Sammelrechnung deckt drei Bestellungen ab. Fracht taucht ohne Bestellposition auf. Ein Lieferant hat den Preis erhöht, und die Bestellung wurde nie angepasst. Für jeden dieser Fälle braucht es eine eigene Regel und eine Entscheidung, was der Agent allein klären darf. Die typischen Muster habe ich unter wo automatische Abstimmung scheitert gesammelt.
4. Kontierung
Für Rechnungen ohne Bestellung, also Miete, Strom, Software-Abos oder Beratung, schlägt der Agent Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel vor. Er stützt sich auf die Historie des Lieferanten, den Positionstext und Ihren Leitfaden und schreibt die Begründung dazu, etwa "wie die letzten sechs Rechnungen dieses Lieferanten".
Was schiefgeht. Der Agent übernimmt den Vormonat, obwohl sich etwas geändert hat. Der Software-Lieferant berechnet diesmal einen Laptop, und aus Aufwand wird Anlagevermögen. Ein Dienstleister aus dem EU-Ausland stellt eine Rechnung, bei der Sie die Steuer nach § 13b UStG selbst schulden, und der Agent setzt den inländischen Steuerschlüssel. Ein neuer Positionstext, ein ungewohnter Betrag oder ein anderer Steuersatz ist deshalb immer ein Grund zur Prüfung.
5. Ausnahmen
Alles, was eine Prüfung nicht besteht, landet auf einer Prüfliste. Jeder Eintrag nennt den Grund, zeigt die Belege und enthält einen Entwurf für den nächsten Schritt, zum Beispiel die Bitte an den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung. Ein Mensch schickt den Entwurf ab, ändert ihn oder entscheidet anders.
Was schiefgeht. Die Liste wächst schneller, als jemand sie abarbeitet. Dann verfallen Skontofristen, und der Agent hat den Ablauf langsamer gemacht. Planen Sie vor dem Start, wer die Liste wann abarbeitet, und sorgen Sie dafür, dass sich jeder Eintrag auf einer Bildschirmseite entscheiden lässt.
6. Freigabe durch einen Menschen
An dieser Stelle entscheidet immer ein Mensch. Der Agent gibt keine Zahlung frei. Neue Kreditoren, Beträge über Ihrem Freigabelimit, bestimmte Sachkonten und jede Änderung der Bankverbindung gehen ebenfalls an eine Person, nach dem Vier-Augen-Prinzip, das Sie heute schon haben. Diese Grenzen stehen im Code der Anbindung, nicht im Prompt, damit keine geschickt formulierte Rechnung den Agenten daran vorbeibringt. Warum das so sein muss, steht im Text über Leitplanken statt Prompts.
Was schiefgeht. Wer hundertmal hintereinander einen korrekten Vorschlag sieht, klickt irgendwann nur noch durch. Zeigen Sie Rechnung, Bestellung, Wareneingang und Begründung auf einem Bildschirm, und lassen Sie regelmäßig Stichproben vollständig nachprüfen. Der teure Fall ist der gefälschte Brief mit neuer Bankverbindung. Die Regel lautet, beim Lieferanten unter der Nummer aus Ihren eigenen Unterlagen anzurufen, nie unter der aus dem Brief. Der Agent sorgt dafür, dass keine solche Änderung unbemerkt durchgeht.
7. Buchung oder Übergabe an die Kanzlei
Bucht Ihr Haus selbst, schreibt der Agent die freigegebene Buchung über die Schnittstelle Ihrer Finanzbuchhaltung und hängt den Beleg an. Häufiger ist im Mittelstand die Übergabe an die Steuerkanzlei, die in DATEV bucht. Dann legt der Agent Belege und Buchungsvorschläge so ab, wie die Kanzlei sie haben will, meist in DATEV Unternehmen online oder als Buchungsstapel im DATEV-Format. Sprechen Sie das vor dem Bau mit Ihrer Kanzlei ab, nicht danach.
Was schiefgeht. Ein Zeitlimit, ein zweiter Versuch, und dieselbe Rechnung ist zweimal gebucht. Jede Übergabe braucht deshalb einen eindeutigen Schlüssel pro Rechnung. Eine Buchung in einen Monat, den die Kanzlei schon festgeschrieben hat, darf der Agent nicht still in den nächsten verschieben. Das entscheidet ein Mensch.
Was die GoBD vom Agenten verlangen
Die GoBD verlangen, dass jeder Beleg und jede Buchung nachvollziehbar und nachprüfbar ist und dass Belege unveränderbar aufbewahrt werden. Für einen Agenten heißt das zweierlei.
Erstens braucht jeder Vorgang ein Protokoll. Darin steht, was der Agent gelesen hat, welchen Vorschlag er gemacht hat, wer ihn wann freigegeben oder geändert hat und nach welcher Regelversion das geschah. Die E-Rechnung archivieren Sie im Originalformat, das XML also so, wie es ankam.
Zweitens gehört der Agent in Ihre Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen eingehen, geprüft, gebucht und aufbewahrt werden. Übernimmt ein Agent Teile davon, steht dort, welche Schritte er ausführt, welche Regeln gelten und wo ein Mensch prüft. Ändern Sie die Regeln, ändern Sie die Dokumentation mit. Das klingt nach Papierarbeit, ist aber auch das Dokument, mit dem Sie einer Betriebsprüfung erklären, warum der Ablauf trotz Automatisierung ordnungsgemäß ist.
Ein Wort zum Betriebsrat
Das Protokoll zeigt, wer welche Rechnung wann freigegeben hat. Damit lassen sich Verhalten und Leistung einzelner Beschäftigter auswerten, und das löst in aller Regel die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus. Wie Sie den Betriebsrat früh einbinden, steht im Text über Mitbestimmung bei Automatisierungsprojekten.
Wie Sie anfangen
Der Agent startet mit Lesezugriff im Schattenbetrieb. Einen vollen Monat lang bearbeitet er echte Rechnungen parallel zu Ihrer Buchhaltung, schreibt aber nichts. Danach vergleichen Sie seinen Abgleich und seine Kontierung mit dem, was Ihre Leute gemacht haben. Legen Sie vorher fest, welches Ergebnis Ihnen genügt. Fällt ein Quartalsende oder die Urlaubszeit in den Testmonat, nehmen Sie einen zweiten dazu.
Was ein solcher Agent kostet, hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme er anfasst und wie viele Rechnungen als Ausnahme herausfallen. Die Einzelheiten stehen unter was ein KI-Agent wirklich kostet. Wie der Rechnungseingang in den Abschluss hineinspielt, beschreibe ich beim Monatsabschluss mit KI. Unser Agenten-Build bringt genau einen solchen Ablauf vom Schattenbetrieb in den Betrieb, auf der Software, die Sie schon nutzen.
Mit einem Monat Rechnungen in den Scoping-Call
Bringen Sie eine Auswahl Eingangsrechnungen aus dem letzten Monat mit, die schwierigen eingeschlossen, dazu Ihre Freigaberegeln. In dreißig Minuten gehen wir sie im Scoping-Call mit Ihnen durch, markieren, welche Schritte ein Agent übernehmen kann und welche bei Ihrem Team bleiben, und sagen Ihnen, was der Bau der ersten Version kosten würde. Müssen vorher Stammdaten oder Freigaberegeln aufgeräumt werden, sagen wir Ihnen auch das.