KI-Agenten: Beispiele für Unternehmen

Ob ein KI-Agent sich lohnt, entscheidet sich selten an der Definition. Es entscheidet sich an einem konkreten Vorgang. Welche Arbeit liegt jeden Morgen auf dem Tisch, wer tippt sie ab, und was würde ein Agent davon übernehmen?

Die sieben Beispiele unten passen zu Unternehmen mit 20 bis 250 Beschäftigten. Sie sind bewusst allgemein gehalten. Ich beschreibe den Ablauf und nicht die Geschichte eines Kunden, denn Referenzprojekte kann ich Ihnen noch keine zeigen, und ausgedachte bekommen Sie hier nicht. Jedes Beispiel folgt demselben Raster. Zuerst kommt, was der Agent Schritt für Schritt tut, danach die Systeme, die Freigabe durch einen Menschen und die typischen Fehler.

Wenn Sie noch klären, ob Sie überhaupt einen Agenten brauchen oder ein Chatbot genügt, lesen Sie vorher den Unterschied zwischen KI-Agent und Chatbot. Hier geht es nur um Software, die in Ihren Systemen etwas verändert.

1. Das Sammelpostfach sortieren

In info@ oder auftrag@ landet alles durcheinander. Bestellungen, Reklamationen, Lieferanfragen, Bewerbungen, Preiserhöhungen von Lieferanten, Werbung. Jemand liest morgens alles und leitet es weiter.

Was der Agent tut:

1. Er liest jede neue Nachricht samt Anhängen, sobald sie eingeht.
2. Er ordnet sie einer Kategorie zu, die Sie festgelegt haben, etwa Bestellung, Reklamation, Rechnung, Lieferanfrage, Bewerbung oder Sonstiges.
3. Er sucht den Absender im CRM oder ERP und ergänzt Kunden- oder Lieferantennummer.
4. Er legt die Nachricht im passenden Postfach oder als Ticket ab, mit einer Zusammenfassung in einem Satz.
5. Alles, bei dem er unsicher ist, und alles unter "Sonstiges" geht in eine Prüfliste.

Systeme. Mailserver (lesen und verschieben), CRM oder ERP (nur lesen), Ticketsystem (anlegen).

Freigabe. Das Verteilen braucht keine Freigabe, denn eine falsch einsortierte Mail kostet eine Weiterleitung. Die Prüfliste arbeitet jeden Tag ein Mensch ab. Antworten an Kunden schreiben in der ersten Ausbaustufe weiter Ihre Leute.

Was schiefgeht. Eine Mail enthält zwei Anliegen, etwa eine Reklamation mitten in einer Nachbestellung, und das zweite bleibt liegen. Bewerbungen landen mit Gehaltsvorstellung und Lebenslauf in einem Postfach, das zu viele Leute lesen dürfen. Das gehört vor dem Start in Ihr Rechtekonzept, und wie das aussieht, steht in den Pflichten der DSGVO für Agentensysteme.

2. Auftragserfassung aus PDF-Bestellungen

Kunden schicken Bestellungen als PDF, jeder in seinem eigenen Layout, und im Innendienst tippt jemand sie Zeile für Zeile ins ERP.

Was der Agent tut:

1. Er holt das PDF aus dem Bestellpostfach.
2. Er liest Kunde, Lieferadresse, Wunschtermin und jede Position mit Artikelnummer, Menge und Preis.
3. Er übersetzt die Artikelnummern des Kunden über eine Zuordnungstabelle in Ihre eigenen und markiert, was er nicht zuordnen kann.
4. Er prüft Preise gegen die Preisliste des Kunden und Mengen gegen Verpackungseinheiten und Mindestmengen.
5. Er legt den Auftrag als Entwurf im ERP an und schreibt alle Abweichungen obenauf.

Systeme. Postfach, ERP (Stammdaten lesen, Auftragsentwürfe schreiben), Zuordnungstabelle.

Freigabe. Jeden Entwurf gibt jemand im Innendienst frei. Wenn Sie die Fehlerquote im Schattenbetrieb gemessen haben, können saubere Aufträge von Stammkunden ohne Freigabe durchlaufen. Alles mit Abweichung wartet weiter.

Was schiefgeht. Ein Kunde stellt sein Bestellformular um, und der Agent liest den Einzelpreis als Positionssumme. Ein englischsprachiger Kunde schreibt "1,000" und meint tausend, nicht eins. Handschriftliche Korrekturen auf einem gescannten Fax gehen verloren. Dagegen hilft eine Prüfung im Code, ob die Positionen die Auftragssumme ergeben. Stimmt die Summe nicht, bleibt der Auftrag stehen.

3. Eingangsrechnungen als E-Rechnung prüfen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Für einen Agenten ist das eine gute Nachricht, weil eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Datensatz strukturiert ankommt und niemand mehr Felder aus einem Scan erraten muss.

Was der Agent tut:

1. Er liest den XML-Datensatz der Rechnung, bei Papier- und PDF-Rechnungen aus der Übergangszeit den Scan.
2. Er sucht Bestellung und Wareneingang im ERP.
3. Er vergleicht Menge und Preis innerhalb der Toleranz, die Sie festlegen, und prüft, ob die Pflichtangaben vollständig sind.
4. Eine saubere Rechnung legt er zur Zahlungsfreigabe vor. Bei einer Abweichung geht sie an den Einkauf, mit der Differenz genau benannt.

Systeme. Rechnungspostfach oder E-Rechnungs-Eingang, Einkauf und Wareneingang im ERP, Buchhaltung (nur Buchungsvorschläge).

Freigabe. Die Zahlung gibt immer ein Mensch frei, nach dem Vier-Augen-Prinzip, das Sie heute schon haben. Neue Lieferanten, Beträge über Ihrem Freigabelimit und jede Änderung der Bankverbindung gehen ebenfalls an einen Menschen. Diese Grenzen stehen im Code der Anbindung und nicht im Prompt. Warum das wichtig ist, erkläre ich im Text über Leitplanken statt Prompts.

Was schiefgeht. Bei ZUGFeRD steckt dieselbe Rechnung zweimal in der Datei, als lesbares PDF und als XML, und beide können voneinander abweichen. Der Agent liest das XML und meldet jede Abweichung zum PDF, statt still eine Fassung zu nehmen. Teillieferungen und Frachtkosten ohne Bestellposition brauchen eigene Regeln. Wie die Rechnungsprüfung in den Abschluss eingebettet ist, beschreibe ich beim Monatsabschluss mit KI.

4. Bankabstimmung vor dem Monatsabschluss

Bevor jemand den Abschluss unterschreibt, müssen Kontoauszüge abgestimmt und offene Posten erklärt sein.

Was der Agent tut:

1. Er holt am ersten Arbeitstag die Kontoauszüge und die offenen Posten.
2. Zu jeder Umsatzzeile schlägt er eine Zuordnung vor und hängt die Belege an.
3. Was er nicht zuordnen kann, listet er mit den nächstliegenden Kandidaten auf.
4. Er trägt den Stand jedes Postens in die Abschluss-Checkliste ein.

Systeme. Kontoauszugsdateien, Finanzbuchhaltung (nur lesen), Ablage für die Abschlussunterlagen.

Freigabe. Jede Buchung. Der Agent bereitet vor, die Buchhaltung bucht.

Was schiefgeht. Zuordnungen, die aufgehen und trotzdem falsch sind, etwa eine Teilzahlung mit Skontoabzug oder eine Überweisung, die sechs Rechnungen auf einmal begleicht. Die häufigsten Muster habe ich unter wo automatische Abstimmung scheitert gesammelt. Den ganzen Abschluss gehe ich im Text zum Monatsabschluss Schritt für Schritt durch, deshalb bleibt dieses Beispiel kurz.

5. Kundenservice: erste Antwort, dann Übergabe

Hier schreibt der Agent direkt an Kunden. Das macht ihn riskanter als die anderen Beispiele. Gleichzeitig zeigt sich hier am deutlichsten, was ihn von einem Chatbot trennt, denn er bearbeitet das Ticket, statt nur Auskunft zu geben.

Was der Agent tut:

1. Er liest jedes neue Ticket und sucht den Auftrag oder Vertrag dazu.
2. Er entwirft eine Antwort aus Ihren Hilfeartikeln und den Auftragsdaten.
3. Für eine kurze Liste von Anliegen erledigt er die Sache gleich mit. Er verschickt die Rechnungskopie, fragt den Sendungsstatus ab oder erstellt das Retourenlabel.
4. Alles andere übergibt er an einen Menschen, mit Entwurf und den gefundenen Daten im Ticket.

Systeme. Ticketsystem, ERP oder Shop-Backend (lesen), Versanddienstleister (Retourenlabel anlegen), Hilfeartikel.

Freigabe. Anfangs liest und verschickt ein Mensch jede Antwort. Nach dem Schattenbetrieb gehen nur die festgelegten Anliegen ungelesen raus. Gutschriften, Erstattungen und alles mit juristischem Unterton bleiben bei Ihren Leuten, ebenso jeder Kunde, der sich zum selben Problem zum zweiten Mal meldet.

Was schiefgeht. Der Agent antwortet selbstsicher aus einem Hilfeartikel, der seit einem halben Jahr nicht mehr stimmt. Er übersieht die eigentliche Frage am Ende eines langen Verlaufs. Er schickt einem Kunden, der erkennbar verärgert ist, einen freundlichen Textbaustein. Ob Kunden bei automatischen Antworten erkennen müssen, dass eine KI schreibt, klären Sie vorher. Die Regeln der KI-Verordnung dazu habe ich im Text über Agent und Chatbot zusammengefasst.

6. Reisekosten- und Spesenbelege vorprüfen

Beschäftigte reichen Belege als Foto oder PDF ein, und die Buchhaltung prüft jeden einzeln gegen die Reisekostenrichtlinie.

Was der Agent tut:

1. Er liest jeden Beleg und erkennt Art, Datum, Betrag und Umsatzsteuer.
2. Er ordnet den Beleg der Reise oder dem Termin zu, den der Beschäftigte angegeben hat.
3. Er prüft gegen Ihre Richtlinie, etwa Hotelobergrenzen, Bewirtungsangaben oder die Pauschalen für Verpflegung.
4. Er bereitet die Abrechnung vor und markiert jeden Beleg, der nicht zur Richtlinie passt, mit dem Grund.

Systeme. Belegeingang oder Spesen-App, Personalstammdaten (nur Name, Kostenstelle, Bankverbindung für die Erstattung), Finanzbuchhaltung (Vorschläge).

Freigabe. Die Abrechnung gibt die Führungskraft oder die Buchhaltung frei. Bei Abweichungen von der Richtlinie entscheidet immer ein Mensch, und der Agent lehnt nie selbst etwas ab.

Was schiefgeht. Ein unscharfes Foto, und aus 48,50 Euro werden 18,50. Ein Bewirtungsbeleg ohne Anlass und Teilnehmer fällt nur auf, wenn die Prüfung danach fragt. Wichtiger ist hier aber etwas anderes. Der Agent verarbeitet Daten über einzelne Beschäftigte, und seine Protokolle zeigen, wer wann wohin gereist ist und was er ausgegeben hat. Damit kommt in aller Regel die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ins Spiel. Planen Sie den Betriebsrat von Anfang an ein, so wie im Text über Mitbestimmung bei Automatisierungsprojekten beschrieben. Eine Rechtsberatung ist das nicht, die Bewertung liegt bei Ihrer Kanzlei.

7. Lieferantenunterlagen anfordern und ablegen

Für viele Lieferanten brauchen Sie Nachweise, die ablaufen. Versicherungsbestätigungen, Zertifikate, bei Bauleistungen die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Meist führt jemand eine Tabelle und schreibt Erinnerungsmails.

Was der Agent tut:

1. Er führt je Lieferant eine Liste der nötigen Unterlagen mit Ablaufdatum.
2. Er liest eingehende Dokumente, erkennt den Typ und liest Ablaufdatum oder Nummer aus.
3. Er legt jedes Dokument im DMS oder Laufwerk beim richtigen Lieferanten ab.
4. Jede Woche prüft er, was fehlt oder in den nächsten 30 Tagen abläuft.
5. Er verschickt eine Erinnerung aus einer freigegebenen Vorlage und meldet sich nach der zweiten bei einem Menschen.

Systeme. Postfach, DMS oder Laufwerk, Lieferantenstamm im ERP (lesen), ausgehende Mail.

Freigabe. Jede Vorlage gibt ein Mensch einmal frei, danach laufen die Erinnerungen allein. Ob ein Nachweis inhaltlich reicht, etwa die Deckungssumme einer Versicherung, entscheidet ein Mensch. Bankverbindungen ändert der Agent nie auf Grundlage eines Dokuments.

Was schiefgeht. Der Agent hält das Ausstellungsdatum für das Ablaufdatum und akzeptiert die Bescheinigung vom Vorjahr. Ein Lieferant hat das Dokument an seinen Ansprechpartner im Einkauf geschickt statt ans Sammelpostfach, und der Agent mahnt trotzdem. Bevor er eine Erinnerung verschickt, muss er also jeden Eingangskanal kennen.

Was die Beispiele verbindet

Keiner dieser Agenten wartet darauf, dass jemand mit ihm chattet. Jeder startet bei einem Ereignis oder nach Zeitplan und arbeitet über zwei bis vier Systeme, die Sie schon haben. Entwürfe und harmlose Änderungen erledigt er selbst. Was Geld kostet oder sich nicht zurückholen lässt, geht an einen Menschen, und diese Grenze steht im Code. Jeder hat eine Prüfliste, die jemand täglich abarbeitet.

Keiner ersetzt eine Abteilung. Jeder nimmt in einem einzelnen Ablauf das Abtippen und Abgleichen ab, und die Entscheidungen treffen weiter Ihre Leute.

Womit Sie anfangen

Nehmen Sie das Beispiel, das zu einer Arbeit passt, die bei Ihnen jede Woche anfällt und die jemand auf zwei Seiten beschreiben kann. Zählen Sie vorher, wohin die Stunden heute gehen, sonst wissen Sie hinterher nicht, ob sich der Agent gerechnet hat. Konkurrieren mehrere Kandidaten, hilft der Text darüber, womit man anfängt.

Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme der Agent anfasst und wie viele Fälle als Ausnahme herausfallen. Was das in Zahlen heißt, steht unter was ein KI-Agent wirklich kostet. Egal, womit Sie beginnen, der Agent läuft zuerst im Schattenbetrieb neben der Person, die die Arbeit heute macht, bevor er irgendetwas Echtes schreibt.

Erkennen Sie in einem der sieben Beispiele eine Arbeit aus Ihrem Haus, bringen Sie die PDFs, das Postfach oder die Liste in einen Scoping-Call mit. Unser Agenten-Build nimmt genau einen solchen Ablauf und bringt ihn auf der Software in Betrieb, die Sie schon nutzen.