Mahnwesen automatisieren mit KI

Im Mittelstand mahnt oft, wer gerade Zeit hat. Die Liste der offenen Posten kommt aus der Finanzbuchhaltung, jemand legt den Kontoauszug daneben, streicht, was bezahlt ist, und schreibt den Rest an. In der Woche des Monatsabschlusses bleibt das liegen, im August sowieso. Und weil man viele Kunden persönlich kennt, wartet die zweite Erinnerung gern noch eine Woche.

Diese Routine kann ein KI-Agent übernehmen. Er gleicht jeden Morgen ab, schlägt für jeden überfälligen Kunden die passende Mahnstufe vor und schreibt den Entwurf. Wer bei Streit, Ratenzahlung oder Inkasso entscheidet, bleibt dieselbe Person wie heute. In den Beispielen für KI-Agenten taucht das Mahnwesen nur am Rand der Bankabstimmung auf. Hier geht es um den ganzen Ablauf. Ich beschreibe den Aufbau und kein Kundenprojekt. Referenzen habe ich noch keine, und das Beispiel weiter unten ist ausgedacht.

Was das Gesetz vorgibt

Bevor ein Agent die erste Zahlungserinnerung schreibt, muss er wissen, ab wann ein Kunde in Verzug ist. Davon hängen Zinsen und Pauschale ab, und davon hängt ab, was in der Mahnung stehen darf.

Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt ein Kunde in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Ist der Zahltermin nach dem Kalender bestimmt, etwa mit „zahlbar bis 15. November“, braucht es keine Mahnung. Für Entgeltforderungen zieht Abs. 3 eine feste Grenze. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde in Verzug, auch ohne Mahnung. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Drei Mahnungen schreibt das Gesetz übrigens nicht vor. Wie viele Stufen Sie verschicken, entscheiden Sie selbst, und es ist vor allem eine Frage, wie Sie mit Ihren Kunden umgehen wollen.

Im Verzug fallen Zinsen an. Nach § 288 BGB liegen sie fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen sind es neun Prozentpunkte. Ist der Kunde kein Verbraucher, steht Ihnen nach Abs. 5 außerdem eine Pauschale von 40 Euro zu, die auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet wird.

Den Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent, der Verzugszins zwischen Unternehmen liegt damit bei 10,52 Prozent im Jahr. Nach § 247 BGB ändert er sich zum 1. Januar und zum 1. Juli. Der Agent liest ihn deshalb aus einer Tabelle, die jemand in der Buchhaltung pflegt, und nie aus dem, was ein Sprachmodell irgendwann gelernt hat.

Das ist die Rechtslage, wie ich sie verstehe, und keine Rechtsberatung. Abweichende Vereinbarungen in Ihren Verträgen, Verbraucherkunden und Kunden im Ausland klären Sie mit einem Anwalt.

Was vorher geklärt sein muss

Heute entscheidet die Kollegin in der Debitorenbuchhaltung aus Erfahrung, wem sie schreibt und wen sie lieber anruft. Der Agent braucht diese Erfahrung schriftlich. Vier Dinge sollten stehen, bevor jemand Code schreibt.

Saubere Debitorenstammdaten. Zu jedem Kunden gehören eine Mailadresse für Rechnungen, ein Ansprechpartner in seiner Buchhaltung, die vereinbarten Zahlungsbedingungen und ein Kennzeichen, ob er Unternehmer oder Verbraucher ist. An diesem Kennzeichen hängen die 30-Tage-Regel, der Zinssatz und die Pauschale.

Ein Mahnplan auf Papier. Wie viele Stufen, in welchem Abstand, ab welchem Betrag und in welchem Ton. Dazu die Frage, ob Sie Zinsen und Pauschale verlangen und von wem. Viele Unternehmen verzichten bei guten Kunden darauf. Das ist eine vernünftige Entscheidung, sie muss nur aufgeschrieben sein.

Eine Sperrliste. Manche Kunden bekommen keine automatische Erinnerung. Das sind Schlüsselkunden, Kunden mit offener Reklamation, Kunden mit vereinbarter Ratenzahlung und Kunden im Insolvenzverfahren. Jemand muss die Liste pflegen, und zwar dort, wo der Agent sie lesen kann.

Klarheit, wer eskaliert. Ab der zweiten Stufe redet oft der Vertrieb mit. Schreiben Sie auf, wer ab wann übernimmt und wer über Liefersperre, Inkasso oder Mahnbescheid entscheidet.

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Offene Posten holen

Jeden Morgen holt der Agent die Liste der offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung oder dem ERP. Zu jedem Posten gehören Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Zahlungsbedingung, bisherige Mahnstufe und das Datum des letzten Kontakts. Bucht Ihre Steuerkanzlei in DATEV, liegt die Liste dort. Dann klären Sie vorher, wie aktuell die Daten bei Ihnen ankommen.

Was schiefgeht. Die Liste ist einen Tag alt. Der Kunde hat gestern gezahlt, der Kontoauszug wird erst heute Nacht eingelesen, und er bekommt trotzdem eine Erinnerung. Das ärgert einen Kunden mehr als jede verspätete Mahnung. Der Agent läuft deshalb erst nach dem Import der Kontoauszüge und prüft direkt vor dem Versand noch einmal die Zahlungseingänge der letzten Tage.

2. Zahlungseingänge zuordnen

Der Agent liest die Kontoauszüge und ordnet jede Gutschrift einem oder mehreren offenen Posten zu. Dafür nutzt er Verwendungszweck, Betrag, Kontoinhaber und die Rechnungsnummern, die er kennt. Eindeutige Zuordnungen schlägt er zur Buchung vor. Die Buchung selbst macht Ihre Buchhaltung, genauso wie bei der Bankabstimmung im Monatsabschluss mit KI.

Was schiefgeht. Eine Überweisung begleicht drei Rechnungen und zieht Skonto ab, obwohl die Frist abgelaufen ist. Ein Kunde zahlt einen runden Betrag ohne Rechnungsnummer. Die Tochterfirma zahlt für die Mutter, von einem Konto, das der Agent nicht kennt. Ist eine Zuordnung nicht eindeutig, mahnt der Agent diesen Kunden an diesem Tag gar nicht und legt den Fall auf die Prüfliste. Eine Mahnung an jemanden, der bezahlt hat, kostet Sie mehr als eine Woche Verzögerung. Die typischen Muster habe ich unter wo automatische Abstimmung scheitert gesammelt.

3. Mahnstufe bestimmen

Für jeden Posten, der danach noch offen ist, legt der Agent fest, was passiert. Die Regeln dafür stehen im Code: Tage seit Fälligkeit, bisherige Stufe, Betrag, Mindestabstand zur letzten Erinnerung und Sperrliste. Mehrere überfällige Rechnungen desselben Kunden fasst er in einem Schreiben zusammen.

Das Sprachmodell braucht der Agent für den Schritt davor. Er durchsucht das Postfach der Buchhaltung und das Ticketsystem nach Nachrichten zu diesem Kunden und diesen Rechnungen. Schreibt ein Kunde, die Lieferung sei unvollständig gewesen, oder bittet er um eine Gutschrift, ist die Rechnung strittig. Dann geht sie an einen Menschen und rückt nicht in die nächste Stufe.

Was schiefgeht. Der Kunde hat beim Außendienst angerufen und reklamiert, und das steht nirgends. Der Agent findet nur, was irgendwo geschrieben steht. Dagegen hilft eine Regel für den Vertrieb, jede Reklamation mit Rechnungsnummer im CRM zu vermerken. Und die erste Stufe sollte so freundlich sein, dass sie bei einem übersehenen Streitfall keinen Schaden anrichtet.

4. Zahlungserinnerung entwerfen

Der Agent füllt die Vorlage der jeweiligen Stufe. Rechnungsnummern, Beträge, Fälligkeiten und Bankverbindung kommen aus den Daten, nie aus dem Modell. Eine Aufstellung der offenen Posten hängt er an, auf Wunsch auch die Rechnungskopie. Den Text darf das Modell an den Anlass anpassen, etwa wenn der Kunde in seiner letzten Mail um eine Kopie gebeten hat. Fristen, Beträge und angekündigte Folgen formuliert es nicht frei.

Verlangen Sie Zinsen und Pauschale, rechnet der Agent sie im Code aus, mit dem Zinssatz aus der gepflegten Tabelle und den Tagen ab Verzugsbeginn. Zum Rechnen ein ausgedachter Fall. Ein Unternehmen bezahlt eine Rechnung über 5.950 Euro 30 Tage nach Verzugsbeginn. Bei 10,52 Prozent im Jahr sind das rund 51 Euro Zinsen, dazu kommt die Pauschale von 40 Euro. Bei kleinen Rechnungen ist die Pauschale oft der größere Betrag.

Was schiefgeht. Ein veralteter Basiszinssatz in der Tabelle oder ein Verbraucher, der im Stamm als Unternehmen geführt ist, und die Mahnung verlangt mehr, als Ihnen zusteht. In den ersten Wochen prüft deshalb ein Mensch jede Mahnung mit Zinsen, und jeder Eintrag in der Zinstabelle trägt das Datum, ab dem er gilt.

5. Ausnahmen und Antworten an einen Menschen

Was eine Regel nicht eindeutig beantwortet, landet auf der Prüfliste. Jeder Eintrag nennt den Grund, zeigt Rechnung, Zahlungen und Schriftverkehr und enthält einen Entwurf für den nächsten Schritt. Typische Einträge sind eine Teilzahlung mit unklarem Rest, ein Skontoabzug nach Fristablauf, ein Schlüsselkunde mit überfälliger Rechnung oder die Bitte um Ratenzahlung.

Dazu kommen die Antworten auf Ihre Erinnerungen. Der Agent liest sie und sortiert vor. „Bereits am 3. bezahlt“ prüft er gegen den Kontoauszug. Auf „Rechnung nie erhalten“ entwirft er eine Antwort mit der Rechnungskopie, die jemand freigibt. Eine Reklamation oder ein Vorschlag zur Ratenzahlung geht mit kurzer Zusammenfassung an die zuständige Person. Wie man eine solche Liste baut, damit sie auch abgearbeitet wird, steht unter Human in the Loop für KI-Agenten.

Was schiefgeht. Die Liste wächst, und niemand arbeitet sie ab. Dann steht das Mahnwesen still wie vorher, nur an einer anderen Stelle. Legen Sie vor dem Start fest, wer die Liste wann durchgeht, und sorgen Sie dafür, dass sich jeder Eintrag auf einer Bildschirmseite entscheiden lässt.

6. Versand und Protokoll

Am Anfang gibt ein Mensch jeden Entwurf frei. Nach dem Schattenbetrieb können Sie entscheiden, dass die erste freundliche Zahlungserinnerung an Kunden ohne Sperrvermerk ohne Freigabe hinausgeht. Ab der zweiten Stufe bleibt die Freigabe. Nach dem Versand schreibt der Agent Mahnstufe und Datum in die Finanzbuchhaltung zurück und legt das Schreiben beim Kunden ab.

Jeder Vorgang bekommt ein Protokoll. Darin steht, welche Posten der Agent gelesen hat, welche Zahlung er wem zugeordnet hat, welche Stufe er vorgeschlagen hat, wer freigegeben hat und nach welcher Regelversion. Fragt ein Kunde, warum er eine Mahnung bekommen hat, steht die Antwort dort.

Was schiefgeht. Der Mailserver antwortet nicht rechtzeitig, der Agent versucht es noch einmal, und der Kunde hat dieselbe Mahnung zweimal im Postfach. Jeder Versand braucht deshalb einen eindeutigen Schlüssel pro Kunde, Stufe und Tag, damit ein zweiter Versuch nichts mehr verschickt. Mahnungen an eine veraltete Adresse fallen nur auf, wenn der Agent Unzustellbarkeitsmeldungen liest und als Ausnahme meldet.

Wo immer ein Mensch entscheidet

Einige Entscheidungen trifft der Agent nie, auch nicht nach einem guten Schattenbetrieb. Diese Grenzen stehen im Code der Anbindung und nicht im Prompt. Eine geschickt formulierte Kundenmail darf ihn nicht dazu bringen, eine Stundung zuzusagen. Warum das so sein muss, steht im Text über Leitplanken statt Prompts.

Streitfälle. Ob eine Reklamation berechtigt ist, klärt der Vertrieb oder die Qualitätssicherung. Der Agent stellt den Schriftverkehr zusammen.
Schlüsselkunden. Hier ruft jemand an, bevor ein Schreiben hinausgeht.
Ratenzahlungen und Stundungen. Das ist eine Vereinbarung mit Ihrem Kunden. Der Agent kann sie vorbereiten und danach die Raten überwachen, zusagen darf er sie nicht.
Alles, was vor Gericht oder an Dritte geht. Dazu gehören der Antrag auf einen Mahnbescheid, die Übergabe an ein Inkassobüro oder einen Anwalt und die Liefersperre. Der Agent stellt die Unterlagen zusammen, die Entscheidung trifft eine Person.
Verzicht und Ausbuchung. Wer auf Zinsen verzichtet oder eine Forderung ausbucht, gibt Geld auf. Das bleibt bei der Person, die dafür die Befugnis hat.

Welche Daten der Agent braucht

Fast alles, was der Agent liest, haben Sie schon. Neu ist meist nur, dass Mahnplan und Sperrliste an einer Stelle stehen, an die eine Software herankommt.

Finanzbuchhaltung oder ERP. Offene Posten, Debitorenstamm, Zahlungsbedingungen und Mahnstufen. Der Agent liest, zurück schreibt er nur Mahnstufe, Datum und eine Notiz.
Bank. Die Kontoauszüge als Datei, wie Ihre Bank sie liefert, zum Beispiel im Format camt.053. Nur lesen.
Postfach der Buchhaltung. Antworten, Reklamationen und Unzustellbarkeitsmeldungen. Der Agent liest, legt Entwürfe an und versendet nach Freigabe.
CRM oder Ticketsystem. Reklamationen, Schlüsselkunden und Ansprechpartner. Nur lesen.
Vorlagen und Zinstabelle. Beides pflegt die Buchhaltung, mit Datum und Version.

Die Ansprechpartner Ihrer Kunden sind personenbezogene Daten, und das Protokoll zeigt, wer welche Mahnung freigegeben hat. Was daraus für den Datenschutz folgt, steht unter DSGVO-Anforderungen an KI-Agenten. Was es für den Betriebsrat bedeutet, steht im Text über Mitbestimmung bei Automatisierungsprojekten.

Ein ausgedachtes Beispiel: Montagmorgen bei einem Großhändler

Ein ausgedachter Elektrogroßhändler mit 60 Beschäftigten beliefert Handwerksbetriebe mit 30 Tagen Zahlungsziel. Am Montagmorgen hat der Agent die Kontoauszüge vom Freitag eingelesen und geht die überfälligen Posten durch. An fünf davon sieht man, wie die Regeln greifen.

Ein Installateur hat am Freitag bezahlt. Der Agent ordnet die Zahlung zu und schreibt ihm nichts.
Ein Elektrobetrieb hat drei Rechnungen über zusammen 1.900 Euro mit einer Überweisung bezahlt und zwei Prozent Skonto abgezogen, eine Woche nach Ablauf der Skontofrist. Der Agent ordnet die Zahlung zu und legt die Differenz von 38 Euro auf die Prüfliste. Ob nachgefordert wird, entscheidet die Buchhaltung.
Ein Solarteur ist 14 Tage über dem Zahlungsziel, ohne Sperrvermerk und ohne Schriftverkehr. Der Agent entwirft die erste Zahlungserinnerung.
Ein Bauunternehmen hat vor zwei Wochen geschrieben, ein Teil der Lieferung sei beschädigt angekommen. Der Agent findet die Mail, mahnt nicht und gibt den Fall mit Zusammenfassung an den Vertrieb.
Der größte Kunde des Hauses ist mit zwei Rechnungen 20 Tage über dem Ziel. Er steht auf der Sperrliste. Der Agent schickt dem zuständigen Key-Account-Manager eine Notiz mit der Aufstellung, ein Schreiben geht nicht hinaus.

Die Buchhaltung gibt an diesem Morgen eine Erinnerung frei und klärt eine Skontofrage. Vertrieb und Key-Account-Management wissen Bescheid, bevor ein Kunde verärgert anruft.

Wie Sie anfangen

Der Agent startet mit Lesezugriff im Schattenbetrieb. Einen vollen Mahnlauf lang, besser zwei, läuft er neben Ihrer Buchhaltung mit. Er ordnet zu, schlägt Stufen vor und schreibt Entwürfe, verschickt aber nichts. Danach vergleichen Sie, wem er geschrieben hätte und wem Ihre Leute tatsächlich geschrieben haben. Jede Abweichung lohnt einen Blick. Manchmal liegt der Agent falsch, manchmal zeigt sie eine Regel, die bisher niemand aufgeschrieben hat. Legen Sie vorher fest, welches Ergebnis Ihnen für den Start genügt. Eine Mahnung an einen Kunden, der bezahlt hat, darf im Testlauf gar nicht vorkommen.

Fangen Sie mit der ersten, freundlichen Stufe an. Die späteren Stufen kommen dazu, wenn die Zuordnung der Zahlungen über mehrere Wochen stimmt.

Was ein solcher Agent kostet, hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme er anfasst und wie viele Fälle als Ausnahme herausfallen. Die Einzelheiten stehen unter was ein KI-Agent wirklich kostet. Auf der anderen Seite der Bilanz läuft die Prüfung der Lieferantenrechnungen, die ich unter Eingangsrechnungen mit KI automatisieren beschreibe. Unser Agenten-Build bringt genau einen solchen Ablauf vom Schattenbetrieb in den Betrieb, auf der Software, die Sie schon nutzen.

Mit Ihrer OP-Liste in den Scoping-Call

Bringen Sie die Liste Ihrer offenen Posten mit, gern anonymisiert, dazu ein paar Mahnungen der letzten Monate und die Fälle, bei denen Sie gezögert haben. In dreißig Minuten gehen wir sie im Scoping-Call mit Ihnen durch, markieren, welche Schritte ein Agent übernehmen kann und welche bei Ihrem Team bleiben, und sagen Ihnen, was der Bau der ersten Version kosten würde. Fehlen vorher ein schriftlicher Mahnplan oder saubere Stammdaten, sagen wir Ihnen auch das.